Guide d'utilisation
WIA-RHManager

WIA-RHManager est un système centralisé de gestion des ressources humaines. Il permet de gérer l'intégralité du cycle de vie des collaborateurs : de l'intégration à la sortie, en passant par les congés, les formations et la structure organisationnelle.

L'accès à WIA-RHManager est protégé par identifiants. Deux niveaux de permissions existent :

Le tableau de bord centralise tous les indicateurs clés de la situation RH. Il se met à jour automatiquement à chaque modification.

Vue historique par année

Le sélecteur d'année en haut du dashboard permet de consulter la situation RH à n'importe quelle année passée (de 2017 à l'année courante).

Actions disponibles

Créer une fiche salarié

Cliquez sur + Nouveau salarié en haut à droite. Les champs obligatoires sont :

Fiche enrichie — informations complètes

Au-delà des champs obligatoires, la fiche regroupe toutes les informations administratives du salarié, organisées par bloc. Tous ces champs sont facultatifs mais alimentent les exports légaux, les bulletins et la Note 27B.

🖨 Imprimer la fiche

Le bouton Imprimer la fiche, dans la fiche ouverte, génère une fiche individuelle au format A4 avec l'en-tête de la société et l'ensemble des informations (état civil, contrat, coordonnées, rémunération si renseignée). Idéale pour le dossier papier du salarié ou une demande administrative. Dans la boîte de dialogue du navigateur, choisissez Enregistrer en PDF.

Enregistrer une sortie

Filtres et recherche

La barre de filtres permet de rechercher par nom/matricule, filtrer par département, et de basculer entre la vue Actifs Inactifs Tous. La vue historique par année est également accessible depuis cet onglet.

Le module Congés est organisé en 4 sous-sections accessibles depuis la sidebar.

📋 Demandes

Liste de toutes les demandes de congés. Filtrez par statut, année, département ou salarié.

📅 Calendrier

Vue visuelle des congés approuvés sur un mois donné. Chaque ligne représente un salarié. Filtrez par département pour voir les absences simultanées et anticiper les pics.

📊 Soldes

Vue d'ensemble des soldes de congés de tous les salariés actifs, par type de congé.

🏷️ Types de congés

Créez et gérez les types de congés disponibles dans l'organisation. Pour chaque type :

Le module Formations est organisé en 3 sous-sections.

📚 Catalogue

Référentiel des formations disponibles. Pour chaque formation, renseignez :

👥 Participants

Gérez les inscriptions : associez des salariés à des formations, indiquez les dates de session et le statut (Planifiée, En cours, Terminée). Le coût total est calculé automatiquement en fonction du nombre de participants.

📈 Plan annuel

Vue consolidée du budget formations de l'année. Comprend :

Le module Rémunération calcule automatiquement le salaire brut de chaque salarié à partir d'un barème (basé sur la Convention Collective Interprofessionnelle de Côte d'Ivoire) et de primes paramétrables. Il s'organise en deux onglets : Paramétrage et Par salarié.

⚙️ Onglet « Paramétrage »

Trois réglages à compléter, dans cet ordre :

1. SMIG & variables globales — le SMIG mensuel, le SMIG horaire et le nombre d'heures par mois. C'est la variable centrale : la modifier recalcule toutes les primes qui en dépendent. (SMIG légal en Côte d'Ivoire : 75 000 FCFA/mois.)

2. Barème — catégories & salaires — la grille des catégories (Manœuvre, Employé, Agent de maîtrise, Cadre…) et leurs salaires catégoriels. Vous pouvez ajouter ou supprimer des catégories et des échelons librement, pour coller à votre convention de secteur.

3. Règles de primes & indemnités — chaque prime est une règle base × coefficient. La « base » indique sur quoi elle se calcule :

👤 Onglet « Par salarié »

Les départements sont le socle de l'organisation. Ils permettent de regrouper les salariés, filtrer les statistiques et organiser les congés.

Les niveaux hiérarchiques classifient les postes par catégorie. Ils sont utilisés dans la pyramide des âges et les statistiques de répartition.

Ce module permet de définir les relations hiérarchiques entre salariés et de visualiser l'organigramme complet, exportable en PDF page par page.

Construire la hiérarchie

Navigation dans l'organigramme

⚙ Panneau Affichage

Le bouton Affichage ouvre un panneau de personnalisation. Les préférences sont mémorisées automatiquement.

🖨 Impression & PDF

📋 Ordre des pages

Le bouton Ordre permet de réorganiser la séquence des départements via les boutons ▲▼. L'ordre est mémorisé par le navigateur.

Imports disponibles

Import des numéros CNPS / CMU

L'onglet « N° CNPS/CMU » intègre en masse les numéros CNPS ou CMU sur les fiches existantes, à partir d'un fichier Excel ou CSV. La correspondance se fait par matricule, et une prévisualisation s'affiche avant toute écriture — rien n'est modifié tant que vous n'avez pas validé.

Exports disponibles

Listes du personnel (impression PDF)

Le menu « Listes du personnel » (colonne de gauche) génère des listes imprimables sur mesure. Choisissez l'effectif (actifs, anciens partis, ou tous), le tri (nom, matricule ou date d'entrée) et cochez les colonnes à afficher (nom, prénom, matricule, CNPS, CMU, poste, département, contrat, dates…). Le bouton Imprimer / PDF produit une page A4 avec l'en-tête de votre société. Idéal pour une liste CNPS, un émargement, ou un annuaire interne.

La Note 27B est l'état des effectifs exigé par le SYSCOHADA dans la liasse de la DSF. Le système la génère automatiquement à partir des fiches salariés : les effectifs actifs sont ventilés par tranche, par zone géographique et par sexe. On y accède via Import / Export → onglet « Note 27B ».

Lecture du tableau

Générer et exporter

L'onglet Historique affiche tous les salariés sortis (date de départ renseignée). Il permet de consulter les départs par période, motif et département.

Les paramètres sont organisés en plusieurs sections accessibles via les onglets internes.

Le système surveille en continu les dates de fin de contrat (CDD, stages, intérim) et vous alerte à deux endroits : sur le dashboard, et par e-mail hebdomadaire aux gestionnaires RH. Objectif : ne jamais laisser un contrat expirer sans décision (renouvellement, transformation en CDI, fin de collaboration).

1. Sur le dashboard

Un badge dans la barre latérale totalise les contrats concernés. Ces alertes n'apparaissent qu'en vue temps réel (pas en vue historique).

2. Configuration (Paramètres → Alertes RH)

3. E-mail hebdomadaire

Une fois par semaine, le système envoie automatiquement aux destinataires un récapitulatif des contrats à échéance (et dépassés). Le bouton Envoyer un test maintenant permet de vérifier immédiatement la réception, sans attendre l'envoi programmé.

L'onglet Paramètres → Sauvegardes (réservé aux administrateurs) permet de créer une copie complète de la base à tout moment, de la restaurer en cas de besoin, et de gérer les copies existantes.

Ce module gère les comptes de connexion. On y accède via Configuration → Utilisateurs, réservé aux rôles pleins (Admin et RH). Trois rôles existent : Admin, RH et Opérateur.

Les trois rôles

Rôle Opérateur : accorder des droits à la carte

Pour donner un accès partiel, choisissez le rôle Opérateur dans la fiche utilisateur. Une grille de permissions apparaît alors : cochez précisément ce que la personne a le droit de faire. Les permissions se déclinent par module et par action — par exemple Salariés : voir / créer / modifier / supprimer, Congés : voir / gérer, Rémunération : voir / gérer, etc.

Deux modèles pré-remplissent les cases pour aller plus vite (vous pouvez ensuite ajuster case par case) :

Les données médicales (médecin traitant) sont une permission distincte, à n'accorder qu'en connaissance de cause. La liste des utilisateurs affiche, sous chaque Opérateur, le résumé de ses droits accordés.

Accès par rôle