Guide d'utilisation
WIA-RHManager

WIA-RHManager est un système centralisé de gestion des ressources humaines. Il permet de gérer l'intégralité du cycle de vie des collaborateurs : de l'intégration à la sortie, en passant par les congés, les formations et la structure organisationnelle.

L'accès à WIA-RHManager est protégé par identifiants. Deux niveaux de permissions existent :

Le tableau de bord centralise tous les indicateurs clés de la situation RH. Il se met à jour automatiquement à chaque modification.

Vue historique par année

Le sélecteur d'année en haut du dashboard permet de consulter la situation RH à n'importe quelle année passée (de 2017 à l'année courante).

Actions disponibles

Créer une fiche salarié

Cliquez sur + Nouveau salarié en haut à droite. Les champs obligatoires sont :

Fiche enrichie — informations complètes

Au-delà des champs obligatoires, la fiche regroupe toutes les informations administratives du salarié, organisées par bloc. Tous ces champs sont facultatifs mais alimentent les exports légaux, les bulletins et la Note 27B.

💰 Rémunération constatée — net de paie et hors paie

Cette section porte le montant net réellement versé à un salarié sur un mois donné, repris des états de paie. Ce n'est pas un brut : le brut se paramètre dans le module Rémunération, à partir du barème et des primes.

🖨 Imprimer la fiche

Le bouton Imprimer la fiche, dans la fiche ouverte, génère une fiche individuelle au format A4 avec l'en-tête de la société et l'ensemble des informations (état civil, contrat, coordonnées, rémunération si renseignée). Idéale pour le dossier papier du salarié ou une demande administrative. Dans la boîte de dialogue du navigateur, choisissez Enregistrer en PDF.

Enregistrer une sortie

Filtres et recherche

La barre de filtres permet de rechercher par nom/matricule, filtrer par département, et de basculer entre la vue Actifs Inactifs Tous. La vue historique par année est également accessible depuis cet onglet.

Le module Congés est organisé en 4 sous-sections accessibles depuis la sidebar.

📋 Demandes

Liste de toutes les demandes de congés. Filtrez par statut, année, département ou salarié.

Trouver le salarié en tapant son nom

Dans Nouvelle demande, le champ Salarié est une recherche : le curseur s'y place dès l'ouverture, vous tapez les premières lettres et la liste se réduit à mesure. Plus besoin de dérouler tout l'effectif.

La recherche porte sur le matricule, le nom, le prénom et le service — taper DAF montre tout le service. Elle ignore les accents, la casse et la ponctuation : nzi trouve N'ZI, ncho trouve N'CHO APIE, omais trouve OMAÏS, traore trouve TRAORÉ.

Au clavier : les flèches ↑ et ↓ parcourent les propositions, Entrée valide, Échap referme. Quand un seul salarié correspond, Entrée le choisit directement — utile après avoir tapé un matricule complet. La croix à droite du champ efface la sélection.

État des congés (impression PDF)

Le menu « État des congés » (colonne de gauche) produit un état imprimable sur n'importe quelle période, et non sur la seule année civile. Quatre raccourcis sont proposés — ce mois, ce trimestre, cette année, l'année précédente — et vous pouvez saisir librement les deux dates.

Deux colonnes de jours, à ne pas confondre : Jours donne le total de la demande, dont sur la période la part réellement comprise entre vos deux dates. C'est cette seconde colonne qui compte quand vous soldez un mois ou un trimestre.

Choisir le périmètre

Filtrez par salarié (nom, prénom ou matricule, la recherche ignore accents et ponctuation), type de congé, statut (approuvés, en attente, refusés) et département. Les critères se cumulent.

Regrouper

Chaque bloc porte son sous-total, et l'état complet se termine par un total général. Le bouton CSV exporte la même sélection vers Excel. Comme pour les listes du personnel, la période et les filtres retenus sont rappelés sous le titre du document imprimé.

📅 Calendrier

Une grille salarié × jours des absences approuvées. Ce que cette vue apporte et qu'aucune liste ne donne : le chevauchement. Une liste dit qui est absent ; la grille montre que six personnes du même service sont dehors la même semaine.

🖨 Imprimer le calendrier

Le bouton Imprimer produit le calendrier tel qu'il est filtré, en A4 paysage, avec le logo, la période, les filtres appliqués rappelés en en-tête et la légende des types.

📊 Soldes

Vue d'ensemble des soldes de congés de tous les salariés actifs, par type de congé.

🏷️ Types de congés

Créez et gérez les types de congés disponibles dans l'organisation. Pour chaque type :

Le module Formations est organisé en 3 sous-sections.

📚 Catalogue

Référentiel des formations disponibles. Pour chaque formation, renseignez :

👥 Participants

Gérez les inscriptions : associez des salariés à des formations, indiquez les dates de session et le statut (Planifiée, En cours, Terminée). Le coût total est calculé automatiquement en fonction du nombre de participants.

📈 Plan annuel

Vue consolidée du budget formations de l'année. Comprend :

Le module Rémunération calcule automatiquement le salaire brut de chaque salarié à partir d'un barème (basé sur la Convention Collective Interprofessionnelle de Côte d'Ivoire) et de primes paramétrables. Il s'organise en deux onglets : Paramétrage et Par salarié.

⚙️ Onglet « Paramétrage »

Trois réglages à compléter, dans cet ordre :

1. SMIG & variables globales — le SMIG mensuel, le SMIG horaire et le nombre d'heures par mois. C'est la variable centrale : la modifier recalcule toutes les primes qui en dépendent. (SMIG légal en Côte d'Ivoire : 75 000 FCFA/mois.)

2. Barème — catégories & salaires — la grille des catégories (Manœuvre, Employé, Agent de maîtrise, Cadre…) et leurs salaires catégoriels. Vous pouvez ajouter ou supprimer des catégories et des échelons librement, pour coller à votre convention de secteur.

Le barème porte aussi son identité : un nom, le secteur ou la branche dont il relève, et sa date d'effet. Ces trois champs se saisissent en tête de la carte et s'enregistrent avec la grille.

3. Règles de primes & indemnités — chaque prime est une règle base × coefficient. La « base » indique sur quoi elle se calcule :

🔒 Sécurité — verrouillage pour inactivité

Cet écran affiche des rémunérations. Sans activité pendant le délai réglé ici, la session est fermée et il faut se reconnecter — pas seulement sur cet écran, mais sur toute l'application.

Avant l'échéance, une fenêtre apparaît avec un compte à rebours et deux boutons : Rester connecté relance le compteur, Se déconnecter ferme tout de suite. Et dès que l'onglet passe en arrière-plan, les montants sont floutés — utile en open space ou en partage d'écran.

👤 Onglet « Par salarié »

Les départements sont le socle de l'organisation. Ils permettent de regrouper les salariés, filtrer les statistiques et organiser les congés.

Les niveaux hiérarchiques classifient les postes par catégorie. Ils sont utilisés dans la pyramide des âges et les statistiques de répartition.

Ce module permet de définir les relations hiérarchiques entre salariés et de visualiser l'organigramme complet, exportable en PDF page par page.

Construire la hiérarchie

Navigation dans l'organigramme

⚙ Panneau Affichage

Le bouton Affichage ouvre un panneau de personnalisation. Les préférences sont mémorisées automatiquement.

🖨 Impression & PDF

📋 Ordre des pages

Le bouton Ordre permet de réorganiser la séquence des départements via les boutons ▲▼. L'ordre est mémorisé par le navigateur.

Imports disponibles

Reprendre tout l'historique du personnel

Une entreprise qui met l'application en service veut souvent y verser son passé, pas seulement son effectif du jour. Deux modèles répondent à ce besoin, et tous deux couvrent désormais l'ensemble des champs de la fiche.

Le modèle « Sortants historiques » ne se limite plus à onze colonnes : il porte le prénom, la catégorie professionnelle, la nationalité, la situation familiale, le nombre de parts, les numéros CNPS et CMU, la pièce d'identité et les coordonnées. Reprendre un historique ne coûte donc plus la perte de ces informations.

Import des numéros CNPS / CMU

L'onglet « N° CNPS/CMU » intègre en masse les numéros CNPS ou CMU sur les fiches existantes, à partir d'un fichier Excel ou CSV. La correspondance se fait par matricule, et une prévisualisation s'affiche avant toute écriture — rien n'est modifié tant que vous n'avez pas validé.

Import « Situation & fiche »

L'onglet « Situation & fiche » complète les fiches existantes à partir d'un fichier Excel ou CSV : catégorie professionnelle, genre, nationalité, zone, situation familiale, nombre d'enfants, nombre de parts, n° CNPS et poste. Comme pour les numéros CNPS, la correspondance se fait par matricule seulement — jamais par le nom, trop instable. Aucune fiche n'est créée, et le nom n'est jamais modifié.

Exports disponibles

Listes du personnel (impression PDF)

Le menu « Listes du personnel » (colonne de gauche) compose la liste exacte dont vous avez besoin, puis l'imprime en PDF à l'en-tête de votre société. Rien n'est envoyé au serveur quand vous changez un critère : ce que vous voyez à l'écran est exactement ce qui sortira à l'impression.

Quatre présentations en un clic

Vous restez libre de cocher vous-même les colonnes : vingt-neuf sont disponibles, dont l'ancienneté calculée, l'âge, l'adresse, le mode de paiement et le nombre de champs manquants.

Treize filtres, cumulables

Matricule (recherche partielle), nom ou prénom, département, catégorie professionnelle, type de contrat, genre, situation familiale, zone, période d'embauche (deux dates), ancienneté minimale en années, nombre d'enfants, et un filtre de contrôle. Les critères se combinent : « les femmes mariées du service DAF embauchées depuis 2020 » tient en quatre clics.

Le bouton Imprimer / PDF produit une page A4 — portrait ou paysage au choix — avec le logo, la raison sociale et les mentions légales de la société, et l'en-tête de tableau répété à chaque page. Le bouton CSV exporte la même sélection vers Excel.

Contrôle des fiches

Le menu « Contrôle des fiches » répond à une seule question : que reste-t-il à saisir ou à corriger ? Il ne modifie jamais rien, il ne fait que lire.

L'écran porte aussi un bloc Contrôle de paie, qui compare l'effectif actif à l'effectif effectivement payé sur un mois. Quatre chiffres qui doivent se recouper — effectif actif = actifs payés + actifs sans paie — et quatre listes :

Quatre compteurs en haut d'écran donnent l'effectif contrôlé, le nombre de fiches complètes et cohérentes, le nombre de champs à saisir et le nombre de fiches portant une anomalie. En dessous, deux tableaux : les anomalies à arbitrer d'abord — ce sont elles qui bloquent la paie — puis les champs à compléter, fiche par fiche.

Vous pouvez filtrer sur un champ manquant précis, n'afficher que les anomalies, chercher un salarié, puis imprimer le résultat ou l'exporter en CSV pour le transmettre à qui doit compléter.

La Note 27B est l'état des effectifs exigé par le SYSCOHADA dans la liasse de la DSF. Le système la génère automatiquement à partir des fiches salariés : les effectifs actifs sont ventilés par tranche, par zone géographique et par sexe. On y accède via Import / Export → onglet « Note 27B ».

Lecture du tableau

Générer et exporter

L'onglet Historique affiche tous les salariés sortis (date de départ renseignée). Il permet de consulter les départs par période, motif et département.

Les paramètres sont organisés en plusieurs sections accessibles via les onglets internes.

Le système surveille en continu les dates de fin de contrat (CDD, stages, intérim) et vous alerte à deux endroits : sur le dashboard, et par e-mail hebdomadaire aux gestionnaires RH. Objectif : ne jamais laisser un contrat expirer sans décision (renouvellement, transformation en CDI, fin de collaboration).

1. Sur le dashboard

Un badge dans la barre latérale totalise les contrats concernés. Ces alertes n'apparaissent qu'en vue temps réel (pas en vue historique).

2. Configuration (Paramètres → Alertes RH)

3. E-mail hebdomadaire

Une fois par semaine, le système envoie automatiquement aux destinataires un récapitulatif des contrats à échéance (et dépassés). Le bouton Envoyer un test maintenant permet de vérifier immédiatement la réception, sans attendre l'envoi programmé.

L'onglet Paramètres → Sauvegardes (réservé aux administrateurs) permet de créer une copie complète de la base à tout moment, de la restaurer en cas de besoin, et de gérer les copies existantes.

Ce module gère les comptes de connexion. On y accède via Configuration → Utilisateurs, réservé aux rôles pleins (Admin et RH). Trois rôles existent : Admin, RH et Opérateur.

Les trois rôles

Rôle Opérateur : accorder des droits à la carte

Pour donner un accès partiel, choisissez le rôle Opérateur dans la fiche utilisateur. Une grille de permissions apparaît alors : cochez précisément ce que la personne a le droit de faire. Les permissions se déclinent par module et par action — par exemple Salariés : voir / créer / modifier / supprimer, Congés : voir / gérer, Rémunération : voir / gérer, etc.

Deux modèles pré-remplissent les cases pour aller plus vite (vous pouvez ensuite ajuster case par case) :

Les données médicales (médecin traitant) sont une permission distincte, à n'accorder qu'en connaissance de cause. La liste des utilisateurs affiche, sous chaque Opérateur, le résumé de ses droits accordés.

Accès par rôle