Guide d'utilisation
PACI RH
Ce guide vous accompagne pas à pas dans la prise en main et l'utilisation avancée du système de gestion des ressources humaines. Chaque fonctionnalité est décrite avec sa logique métier et ses bonnes pratiques.
Introduction
Vue d'ensemble du système PACI RH
PACI RH est un système centralisé de gestion des ressources humaines. Il permet de gérer l'intégralité du cycle de vie des collaborateurs : de l'intégration à la sortie, en passant par les congés, les formations et la structure organisationnelle.
Tableaux de bord
KPIs en temps réel, pyramide des âges, répartition par département, alertes CDD.
Gestion des salariés
Fiches complètes, historique de carrière, photos, documents, suivi des contrats.
Congés & Absences
Demandes, validation, calendrier d'équipe, soldes par type de congé.
Formations
Catalogue, inscriptions, plan annuel avec budget et suivi des dépenses.
Import / Export
Intégration de données existantes, exports Excel multi-feuilles et PDF.
Vue historique
Consultation de la situation RH à n'importe quelle année passée.
Chronologie de saisie des données
L'ordre à respecter impérativement pour une initialisation correcte
Connexion
Accès sécurisé au système
L'accès à PACI RH est protégé par identifiants. Deux niveaux de permissions existent :
| Rôle | Accès | Restrictions |
|---|---|---|
| Admin Complet | Tous les modules, configuration, gestion des utilisateurs | Aucune |
| RH Limité | Salariés, Congés, Formations, Départements, Dashboard | Pas d'accès à Utilisateurs et Paramètres système |
admin — Mot de passe : admin123. Modifiez ces identifiants immédiatement dans Paramètres → Compte après la première connexion.Dashboard RH
Vue synthétique de l'ensemble des indicateurs
Le tableau de bord centralise tous les indicateurs clés de la situation RH. Il se met à jour automatiquement à chaque modification.
KPIs instantanés
Effectif total, CDD actifs, nouvelles entrées du mois, sorties du mois. Chaque KPI est cliquable pour filtrer.
Graphiques d'évolution
Effectifs des 12 derniers mois, répartition hommes/femmes, types de contrats, ancienneté moyenne.
Pyramide des âges
Visualisation croisée âge × genre. Calculée au 31 décembre de l'année consultée en vue historique.
Alertes CDD
Contrats arrivant à échéance dans les 30 jours. Affichées uniquement en vue temps réel.
Vue historique par année
Le sélecteur d'année en haut du dashboard permet de consulter la situation RH à n'importe quelle année passée (de 2017 à l'année courante).
Actions disponibles
| Action | Description |
|---|---|
| Rapport mensuel | Génère un rapport RH imprimable avec tous les indicateurs du mois en cours |
| Imprimer le bilan | Version PDF du dashboard complet avec graphiques |
Salariés
Gestion complète des fiches collaborateurs
Créer une fiche salarié
Cliquez sur + Nouveau salarié en haut à droite. Les champs obligatoires sont :
| Champ | Description | Format |
|---|---|---|
| Matricule | Identifiant unique du salarié | Libre (ex: 0001) |
| Nom & Prénom | Identité civile complète | Texte |
| Poste | Intitulé du poste occupé | Texte |
| Département | Rattachement organisationnel | Liste (à créer d'abord) |
| Date d'entrée | Début du contrat | JJ/MM/AAAA |
| Type de contrat | CDI, CDD, Stage, Consultant… | Liste |
Enregistrer une sortie
Ouvrir la fiche salarié
Cliquez sur le nom du salarié dans la liste pour ouvrir sa fiche.
Renseigner la date de départ
Dans la fiche, renseignez la Date de départ et le Motif (Démission, Licenciement, Fin de contrat, Retraite…).
Enregistrer
Le salarié passe automatiquement en statut inactif et quitte l'effectif actif. Il reste consultable dans l'historique et la vue historique par année.
Filtres et recherche
La barre de filtres permet de rechercher par nom/matricule, filtrer par département, et de basculer entre la vue Actifs Inactifs Tous. La vue historique par année est également accessible depuis cet onglet.
Congés & Absences
Gestion des demandes, soldes et calendrier
Le module Congés est organisé en 4 sous-sections accessibles depuis la sidebar.
📋 Demandes
Liste de toutes les demandes de congés. Filtrez par statut, année, département ou salarié.
| Statut | Signification | Action possible |
|---|---|---|
| En attente | Demande soumise, non traitée | Approuver ou Refuser |
| Approuvée | Congé validé, solde déduit | Annuler si nécessaire |
| Refusée | Demande rejetée, solde intact | — |
📅 Calendrier
Vue visuelle des congés approuvés sur un mois donné. Chaque ligne représente un salarié. Filtrez par département pour voir les absences simultanées et anticiper les pics.
📊 Soldes
Vue d'ensemble des soldes de congés de tous les salariés actifs, par type de congé.
🏷️ Types de congés
Créez et gérez les types de congés disponibles dans l'organisation. Pour chaque type :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom | Libellé du type (ex: Congé annuel, Maladie, Maternité) |
| Jours par an | Nombre de jours acquis annuellement |
| Couleur | Couleur d'affichage dans le calendrier |
| Déductible | Indique si les jours approuvés sont déduits du solde |
Formations
Catalogue, inscriptions et plan annuel
Le module Formations est organisé en 3 sous-sections.
📚 Catalogue
Référentiel des formations disponibles. Pour chaque formation, renseignez :
| Champ | Description |
|---|---|
| Intitulé | Nom de la formation |
| Catégorie | Domaine (informatique, management, sécurité…) |
| Durée | En heures ou jours |
| Coût unitaire | Coût par participant en FCFA |
| Organisme | Prestataire ou formateur |
👥 Participants
Gérez les inscriptions : associez des salariés à des formations, indiquez les dates de session et le statut (Planifiée, En cours, Terminée). Le coût total est calculé automatiquement en fonction du nombre de participants.
📈 Plan annuel
Vue consolidée du budget formations de l'année. Comprend :
Suivi budgétaire
Budget défini vs dépenses réelles par département. Barre de progression visuelle.
Export Excel
Export multi-feuilles : résumé + registre complet + une feuille par département.
Rapport PDF
Rapport imprimable du plan annuel pour validation ou archivage.
Départements
Structure organisationnelle de l'entreprise
Les départements sont le socle de l'organisation. Ils permettent de regrouper les salariés, filtrer les statistiques et organiser les congés.
| Champ | Description |
|---|---|
| Code | Abréviation (ex: DAF, DRH, DT, DIR) |
| Nom complet | Libellé complet du département |
| Responsable | Salarié désigné (optionnel, à renseigner après création des salariés) |
Niveaux hiérarchiques
Classification des postes par niveau
Les niveaux hiérarchiques classifient les postes par catégorie. Ils sont utilisés dans la pyramide des âges et les statistiques de répartition.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Libellé du niveau (ex: Direction, Cadre, Agent de maîtrise, Employé) |
| Couleur | Couleur d'affichage dans les graphiques et la pyramide des âges |
| Ordre | Position dans la hiérarchie (1 = plus haut) |
Hiérarchie & Organigramme
Liens de subordination et visualisation de l'organisation
Ce module permet de définir les relations hiérarchiques entre salariés et de visualiser l'organigramme complet de l'organisation.
Construire la hiérarchie
Sélectionner un salarié
Choisissez le salarié dont vous souhaitez définir le supérieur hiérarchique.
Définir le supérieur
Dans la liste déroulante, sélectionnez son N+1 direct. Laissez vide pour les postes au sommet de la hiérarchie.
Visualiser l'organigramme
Cliquez sur Voir l'organigramme depuis la sidebar pour afficher le diagramme complet. Il est exportable en PDF.
Import / Export
Échanges de données avec l'extérieur
Imports disponibles
| Mode | Description | Format |
|---|---|---|
| Salariés actifs | Import en masse de salariés. Mise à jour si le matricule existe déjà. | CSV (modèle fourni) |
| Historique sortants | Intégration de salariés partis avant l'utilisation du logiciel. | CSV (modèle fourni) |
| Salariés multi-cycles | Salariés ayant eu plusieurs périodes de contrat. | CSV (modèle fourni) |
AAAA-MM-JJ.Exports disponibles
| Export | Description | Format |
|---|---|---|
| Liste des salariés | Tous les salariés actifs avec leurs informations | Excel |
| Bilan social OHADA | Bilan social normé OHADA pour les obligations légales | |
| Rapport RH mensuel | Synthèse mensuelle des indicateurs RH | PDF imprimable |
| Plan de formations | Plan annuel complet avec budget par département | Excel multi-feuilles |
Historique des sorties
Registre des collaborateurs ayant quitté l'organisation
L'onglet Historique affiche tous les salariés sortis (date de départ renseignée). Il permet de consulter les départs par période, motif et département.
| Information | Description |
|---|---|
| Matricule | Identifiant du salarié sorti |
| Nom / Poste | Identité et dernier poste occupé |
| Département | Dernier département d'affectation |
| Date d'entrée / Sortie | Durée totale de présence dans l'organisation |
| Motif | Raison du départ (Démission, Licenciement, Retraite, Fin de contrat…) |
Paramètres
Configuration générale du système
Les paramètres sont organisés en plusieurs sections accessibles via les onglets internes.
| Section | Description |
|---|---|
| Entreprise | Nom, logo, informations légales de l'organisation — utilisés dans les exports PDF |
| Thème | Apparence : couleur d'accentuation, mode clair/sombre |
| Compte | Modification de votre mot de passe et identifiant de connexion |
| Organigramme | Options d'affichage de l'organigramme (orientation, taille) |
| Application | Actualisation automatique : activez le rafraîchissement auto et définissez l'intervalle |
| Maintenance | Outils de réinitialisation et de sauvegarde de la base de données |
Utilisateurs & Accès
Gestion des comptes et des permissions
Ce module est réservé aux administrateurs. Il permet de créer et gérer les comptes des collaborateurs RH qui utiliseront le système.
| Action | Description |
|---|---|
| Créer un utilisateur | Définissez un identifiant, un mot de passe et un rôle (Admin ou RH) |
| Modifier | Changez le rôle ou réinitialisez le mot de passe |
| Désactiver | Bloquez l'accès sans supprimer le compte ni l'historique des actions |
admin par défaut en production. Créez un compte nominatif pour chaque gestionnaire RH, avec le rôle approprié. En cas de départ d'un collaborateur, désactivez immédiatement son compte.Différences Admin vs RH
| Fonctionnalité | Admin | RH |
|---|---|---|
| Dashboard, Salariés, Congés, Formations | ✓ | ✓ |
| Départements, Niveaux, Hiérarchie | ✓ | ✓ |
| Import / Export, Historique | ✓ | ✓ |
| Paramètres système | ✓ | ✗ |
| Gestion des utilisateurs | ✓ | ✗ |